03 September 2013  by 

Ceci étant dit, attaquons-nous à la base de tout ça : la spreadsheet.

Onglet TASKLIST

C'est le "coeur" de l'outil : il permet de définir la liste des tâches, de les assigner, d'en faire la macro-planification, et le suivi d'avancement. Voyons en détail ce qu'il contient.

Colonnes A à J : Définition des tâches

Google  Spreadsheet - TASKLIST tab - Définition des tâches
Colonne Définition
A - Project1 Le nom d'un projet ou d'une macro tâche.
B - Product1 Le produit concerné par le projet ou la tâche.
C - Tracker1 Le type de tâche. La liste prédéfinie contient : Project, Feature, Bug, Spec, et Milestone.
D - Topic La description de la tâche.
E - Resource1 Le porteur de l'action, le responsable de la tâche.
F - Priority1 La priorité ou la criticité de la tâche. La liste prédéfinie contient : Critical, High, Major et Minor.
G - Estimate La durée estimée de la tâche. Utilise pour la planification et la comparaison avec le réalisé.
H - Status Champ libre permettant d'indiquer le statut de la tâche. Peut être par exemple un pourcentage d'avancement, ou un état (New, Work In Progress, Being Validated, Closed ...).
I - Comment Je crois que celà s'en passe !
J - Target Date Date Cible, (contrainte de) date de fin prévisionnelle.

Colonnes K à AE (et suivantes) : Planification des tâches

Google  Spreadsheet - TASKLIST tab - Planification des tâches

Tout d'abord, quelques explications sur les lignes d'en-tête.

Ligne Définition
1 Indicateur de la semaine courante (0/1). Permet une mise en forme particulière de la colonne correspondante pour faciliter le suivi.
Q1=IF("W" & text(WeekNumber(TODAY());"00")=Q4;1;0)
2 Mois.
Q2=month(Q3)
3 Date du premier jour de la semaine (lundi).
Q3=P3+7
4 Numéro de la semaine. Utilise WeekNumber de Markus Olsson.
Q4=if(isblank(Q3);""; "W" & text(WeekNumber(Q3);"00"))
Mais vous pouvez utiliser à la place (par exemple pour des raisons de performance)
Q4=if(isblank(Q3);""; "W" & VALUE(MID(TEXT( Q3; "yyw") ; 3 ;5)))

Et maintenant, les colonnes :

Colonne Définition
K - Computed Start Le lundi de la première semaine durant laquelle une activité est planifiée en colonne O et suivantes.
K5=if(isblank(J5); iferror(min(FILTER(O$3:AE$3; NOT(ISBLANK(O5:AE5)))); ""); J5)
L - Computed End Le jour de la dernière semaine durant laquelle une activité est planifiée en colonne O et suivantes.
L5=if(isblank(J5); iferror(max(FILTER(O$3:AE$3; NOT(ISBLANK(O5:AE5)))) +if(isnumber(index(FILTER(O5:AE5; NOT(ISBLANK(O5:AE5))); 1; counta(O5:AE5))); index(FILTER(O5:AE5; NOT(ISBLANK(O5:AE5))); 1; counta(O5:AE5));5)-1 +time(23;59;59);"");"")
M - Computed Duration Nombre de jours ouvrés entre 'Computed Start' et 'Computed End'.
M5=if(OR(K5="";L5="");""; if(K5=L5;1; NETWORKDAYS(K5;L5)))
N - Computed Workload La charge totale planifiée pour l'activité.
N5=if(counta(O5:AE5); ArrayFormula(sum(if(O5:AE5="x"; 5;O5:AE5)));"")
0:AE - Weeks Le nombre de jours planifiés pour l'activité sur cette semaine (5 ou 'x' pour une semaine complète).

Onglet PARAMETERS

Google  Spreadsheet - PARAMETERS tab

  1. Une liste de sélection est prédéfinie dans l'onglet PARAMETERS, mais la valeur peut être surchargée. 

02 September 2013  by 

Mon besoin est donc de disposer d'un moyen simple pour :

  • créer et manipuler des listes de tâches et de ressources
  • permettre à certains collaborateurs de modifier ces données, potentiellement en même temps que moi
  • présenter de manière claire et interactive ces données à un public de mon choix

Mon idée est la suivante :

  • créer mes structures de données dans une 'spreadsheet'
  • la partager 'en édition' avec les utilisateurs habilités
  • utiliser les librairies de Visualisation Timeline de Google pour en faire un Gantt interactif

Pour faire comme moi, vous aurez besoin :

  • d'un compte Google !
  • d'un serveur web pour héberger votre page de visualisation (en interne dans votre entreprise pour vos données sensibles, en local sur votre PC avec WT-NMP ou LAMP par exemple, ou chez un hébergeur gratuit type Alwaysdata)
  • de comprendre un minimum l'Anglais (en tout cas, de savoir lire dans sa langue ;-))
  • de quelques connaissances en développement web (html et javascript en l'occurrence), ou à défaut, la capacité de lire et d'adapter les nombreux tutoriels présents sur le web...

Quelques tutoriels et références utiles :

Si vous êtes pressés, voici un aperçu du résultat final que vous pouvez retrouver ici

Gantt Roadmap with google Spreadsheet

Sinon, rendez-vous pour la suite des aventures !

01 September 2013  by 

Comme tous ceux qui ont eu un jour à gérer une équipe ou un projet, j'ai toujours été à la recherche du "bon" 1 outil pour faire - et partager - rapidement un plan de charge ou un macro planning...

Alors bien sûr il y a Microsoft Project, mais * c'est bien souvent une "usine à gaz" pour une simple projection * tous les contributeurs non pas forcement une licence ou un environnement leur permettant de lire un .mpp.

Du coup, on en vient à chercher du côté de l'Open Source et on essaie de "vendre" Open Workbench à ses collègues... qui oublient bien vite la puissance de l'outil en raison de l'austérité presque philosophique de son interface...

Ensuite, on on essaie Gantt Project qui a le mérite d'être cross-platform, d'offrir une interface plus intuitive et d'être compatible avec les fameux .mpp. Cela dure un temps, et on se rend compte que la capacité de partage et d'édition collaborative nous manque cruellement...

Alors, on regarde on cherche du côté du "Cloud" et l'on se tourne vers Gantter qui a l'énorme avantage d'être très bien intégré à l'écosystème Google via le Drive. Et ça le fait ! ... Pour un temps ! Car on en a assez vite marre de ne pas savoir qui a effacé les dernières modifications de planification que l'on avait mis 3h à faire... les fonctions collaboratives étant, en effet, pour le moins "capricieuses" 2.

Tout ça pour finir par en revenir à ce-bon-vieil-excel, versionné "à la mano", et échangé par email...

C'est une idée, oui. Ou alors on se dit qu'on va profiter de la puissance des outils collaboratifs de Google et se remonter un peu les manches pour ajouter à Spreadsheet quelques fonctions utiles pour la visualisation de nos plannings...

C'est en tout cas ce que je me suis dit ! Suite au prochain épisode !


  1. c'est à dire Excel, mais en mieux ;-) 

  2. en septembre 2013 

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